Bij nader inzienOpenbaar beraadslagen in tijden van coronavirus

Deze rubriek gaat ditmaal niet over een concrete juridische uitspraak, maar over een juridisch dilemma: hoe kan je voldoen aan de wettelijke plicht om als adviescommissie ruimtelijke kwaliteit openbaar te beraadslagen en te adviseren, terwijl tegelijkertijd van openbare bijeenkomsten moet worden afgezien en op tal van plaatsen de gemeentehuizen zelfs gesloten worden?

Is het onder deze omstandigheden mogelijk om binnen acht weken na ontvangst van een aanvraag een vergunning af te geven? Wat zegt de wet over openbaarheid?

De Woningwet (art. 12b, lid 2) luidt:
De door de welstandscommissie of stadsbouwmeester gehouden vergaderingen zijn openbaar. Een vergadering of gedeelte daarvan is niet openbaar in gevallen als bedoeld in artikel 10, eerste lid, van de Wet openbaarheid van bestuur en in gevallen waarin het belang van openbaarheid niet opweegt tegen de in artikel 10, tweede lid, van die wet genoemde belangen.

En lid 1van hetzelfde artikel bepaalt ook dat de adviezen van de welstandscommissie en de stadsbouwmeester openbaar zijn.
Deze verplichte openbaarheid geldt niet voor de monumentencommissie of de behandeling van vergunningaanvragen in het kader van de monumentenzorg. Ook voor onderwerpen die buiten de wettelijke taak van de welstandscommissie liggen (zoals vooroverleg of advisering over reclame of over beleidsthema’s) geldt de verplichte openbare beraadslaging niet. Het kan overigens zijn dat de gemeente in de lokale erfgoedverordening of in de bouwverordening, en mogelijk ook in het reglement van orde op de commissie aanvullende regels heeft opgenomen over de openbaarheid van de vergaderingen en over spreekrecht.

Een snelle inventarisatie door de Federatie Ruimtelijke Kwaliteit leert het volgende:

Digitale beraadslaging over vergunningaanvragen is over het algemeen niet erg problematisch. Er zijn digitale hulpmiddelen beschikbaar voor videovergadering, zowel voor ambtenaren met toegang tot een intern gemeentelijk systeem, als voor openbare systemen.
De Federatie kreeg enkele malen te horen dat welstandscommissies werken met het (gratis) onlineplatform ZOOM.us, maar ook wordt gewerkt met Whatts-app, facetime en skype, aangevuld met pdf-bestanden van vergunningaanvragen. Daarbij kunnen ook de vergunningaanvragers en ontwerpers betrokken worden. 

Een aandachtspunt hierbij is mogelijk nog het registreren van het quorum, om zeker te zijn van een juridisch houdbaar advies.

Openbaarheid van dergelijke digitale beraadslagingen is wel een probleem. Het is in theorie mogelijk om belanghebbenden en omwonenden op de hoogte te stellen van het voornemen om digitaal te beraadslagen, en om hiervan melding te doen in de lokale media. Belangstellenden zullen hun e-mailadres moeten aanleveren aan de secretaris van de vergadering, om toegang te kunnen krijgen. In verband met de privacy-wetgeving dient dat adres dan na afloop van de vergadering vernietigd te worden. Voor belanghebbenden die niet beschikken over internet wordt het bijwonen van de vergadering echter onmogelijk.

Termijnen
De Wet algemene bepalingen omgevingsrecht schrijft voor dat een vergunningaanvraag binnen acht weken moet zijn afgehandeld. De gemeente kan echter besluiten om die termijn van acht weken eenmaal met zes weken te verlengen (art. 3:9, lid 2 Wabo). 
Volgens informatie van het ministerie van BZK kan de beslistermijn bovendien worden opgeschort op grond van overmacht. Artikel 4:15, lid 3 van de Algemene Wet Bestuursrecht voorziet in die mogelijkheid. De regering beschouwt de huidige coronacrisis als een dergelijke overmacht-situatie. Als een gemeente hier een beroep op doet, dan dient van het besluit tot opschorting melding te worden gedaan, en van het besluit om de opschorting weer te beëindigen.

Juridische consequenties
Wanneer een vergadering van de adviescommissie ruimtelijke kwaliteit niet in openbaarheid kon plaatsvinden, dan is er nog geen man overboord. Hoewel deze werkwijze natuurlijk niet is aan te bevelen, het is immers in strijd met de wet, heeft het pas consequenties wanneer een belanghebbende bezwaar maakt. 

Het komt sporadisch voor dat er in de procedure van welstandsadvisering fouten worden gemaakt, zodat er een gebrek kleeft aan het besluit van het college van b&w. Nagenoeg altijd hanteert de Raad van State in zulke gevallen de zogenoemde ‘bestuurlijke lus’ op grond van artikel 8:51a van de Awb. Daarmee geeft de Raad van State in een tussenuitspraak de gemeente de mogelijkheid om een gebrek in een bestreden besluit te herstellen. De gemeente kan dus alsnog een openbare beraadslaging organiseren, en daarmee de procedurele fout herstellen.  

Flip ten Cate | maart 2020

Aanmelden voor de nieuwsbrief Federatie Ruimtelijke Kwaliteit via:http://www.ruimtelijkekwaliteit.nl/aanmelden-nieuwsbrief